L'index-capsule (embedded index) est une forme particulière d'index qui est créé dans le fichier de traitement de texte (Word) lui-même.

Avec chaque terme ou passage du document qui doit être indexé est créée une capsule où est inscrit le mot vedette (heading, entry). Le localisateur n'est pas précisé. Une fois l'ouvrage mis en page, un index est automatiquement créé (comme l'est la table des matières) et la mise à jour des champs fournissant les localisateurs (numéros des pages) se fait alors.

Certaines maisons d'édition, comme Cambridge University Press, exige ce type d'index pour les travaux universitaires et conseillent les auteurs sur la démarche à suivre. Consultez par exemple leur page de conseils aux auteurs (en anglais).

Avantages

• Si la numérotation des pages change, l'index est mis facilement à jour.
• Si on veut transférer le texte dans un autre fichier ou changer la mise en page, l'index «suit».
• L'index est créé au même moment que le texte, et non en fin de chaîne de production de l'ouvrage.
• L'auteur peut créer son index dans son document, sans logiciel spécialisé.

Inconvénients

• Ce type d'index est beaucoup plus long et complexe à créer, et une fois les mots vedettes choisis il est difficile d'en changer. Si on veut changer un élément de la vedette (ajouter un accent par exemple ou un tiret), il faut aller changer cet élément manuellement dans toutes les occurences du terme-vedette dans le livre.
• La création des renvois est complexe.
• Un index est conçu en fonction de l'ensemble d'un document ou d'un ouvrage. Utiliser l'index de manière fragmentaire (par exemple, isoler un chapitre pour le publier ailleurs) déforme la cohérence et la structure d'origine.

Le point sur les avantages et les inconvénients de l'index-capsule par James Lamb dans la revue The indexer, 2005 (PDF en anglais, 228 Ko). James Lamb est l'auteur de logiciels d'indexation, dont WordEmbed, en vente sur son site.